เพื่อน ๆ เคยเป็นกันไหมคะ กว่าจะเริ่มต้นเขียน EMAIL เป็นภาษาอังกฤษได้แต่ละที ทำไมมันดูยากจัง ยิ่งในโลกของการทำงานที่จะต้องเขียนแบบเป็นทางการด้วยแล้ว ยิ่งเกร็งและกังวลไปหมดกลัว วันนี้ วอลล์สตรีท อิงลิช เลยมีเทคนิคดี ๆ ในการเริ่มต้นเขียนอีเมลภาษาอังกฤษมาฝากค่ะ
-
เริ่มต้นอีเมลด้วยคำทักทาย
ถือเป็นการแสดงออกถึงความสุภาพและเป็นมิตร ซึ่งจะช่วยให้ผู้อ่านรู้สึกประทับใจ โดยคำทักทายในอีเมล หลัก ๆ แล้วจะมีอยู่ไม่กี่รูปแบบ ดังนี้
- แบบทางการ ใช้สำหรับติดต่อครั้งแรก : Dear [Ms./Mrs./ Mr. Family Name],
- แบบทางการ สุภาพ ใช้ได้ทั่วไป : Dear [First Name],
- แบบไม่ทราบชื่อผู้รับหรือติดต่อโดยรวม : To whom it may concern,
- แบบส่วนตัวหรือสนิทกัน : Hello / Hi / Hey [Name],
หลังการทักทาย อาจสร้างความประทับใจเพิ่มเติมด้วยการถามไถ่หรือพูดคุยตามมารยาทอีกเล็กน้อย เช่น How have you been? / Hope you’re well. / I hope you’re enjoying your weekend. เป็นต้น
-
เริ่มต้นย่อหน้าแรกด้วยประโยคที่เหมาะสมตามวัตถุประสงค์ของการส่งอีเมล
- กรณีที่ติดต่อกันครั้งแรก อาจมีการแนะนำตัว ตำแหน่ง ชื่อบริษัท และเพิ่มการทักทายทั่วไปเล็กน้อย เช่น Allow me to introduce myself. I am [Name], marketing at Wall Street English. This is my first E-mail to contact with your Company.
- กรณีตอบกลับอีเมลในเรื่องที่เคยพูดคุยก่อนหน้านี้ สามารถเริ่มได้หลายแบบ
- เริ่มต้นด้วยการกล่าวคำขอบคุณ เช่น Thank you for the information / Thank you for your help. / Thanks for your Email.
- เริ่มต้นด้วยการอ้างอิงถึงอีเมลก่อนหน้า เช่น As per your requested, / As promised, / To follow up on previous conversation, / Referring to your email,
- เริ่มต้นด้วยการบอกวัตถุประสงค์ เช่น I’m getting back to you about… / This is to inform you that… / I’m writing to request… / May I ask about… / Regarding [topic],…
-
แจ้งรายละเอียดที่สั้น กระชับ ได้ใจความ
ในอีเมลแต่ละฉบับควรมีเพียง 1 – 2 ประเด็นเท่านั้น และหากจำเป็นต้องมีหลายประเด็น ควรจัดแบ่งเป็นหัวข้อให้อ่านได้ง่าย เพื่อให้การสื่อสารราบรื่น และหากมีไฟล์ที่แนบไปกับอีเมล อาจใช้ประโยคเหล่านี้เพื่อบอกให้ผู้รับทราบว่ามีไฟล์แนบด้วย Please find the attached… / Please see the attached documents. / I’m sharing with you our documents… / As per your requested, the document is attached.
-
ปิดท้ายอีเมลด้วยคำขอบคุณหรือคำบอกลาแบบสุภาพ
- ปิดท้ายด้วยคำขอบคุณ เช่น Thank for your cooperation. / I really appreciate your support. Thanks for your help.
- ปิดท้ายด้วยคำลาอย่างสุภาพ เช่น Hope to hear from you soon. / Looking forward to hearing from you. (*อ๊ะ ๆ สำหรับ To look forward to ต้องตามด้วยV.ing หรือคำนามนะคะ เพราะ to ในที่นี้ทำหน้าที่เป็น preposition ค่ะ)
- ปิดด้วยคำลงท้าย เช่น Best regards, / Kind regards, / Your sincerely, / Respectfully, Have a nice time. หรือหากเป็นคนคุ้นเคยอาจใช้ Best wishes, ก็ได้ค่ะ
หากมีการอธิบายหรือให้ข้อมูลในอีเมล อาจเพิ่มประโยคที่แสดงให้เห็นว่าเราพร้อมให้ความช่วยเหลือหากมีคำถามเพิ่มเติม เช่น If you have any questions or concerns, do not hesitate to let us know. / Let me know if you need anything else. / Hope this help.
-
ตั้งหัวข้ออีเมลให้กระชับและตรงประเด็น
ควรเป็นการสรุปรายละเอียดเนื้อหาในเนื้อความอีเมลภายใน 5 – 8 คำ ว่าเป็นการเขียนอีเมลเพื่อวัตถุประสงค์อะไรในเรื่องอะไร เช่น Weekly report on customer experience / Final workflow for new system / Monthly report on spending และหากเป็นเรื่องด่วนอาจเพิ่ม [Urgent] ไว้หน้าหัวข้อเพื่อให้ผู้รับรีบตอบกลับเร็วขึ้น
เป็นยังไงกันบ้างคะ กับ 5 เทคนิคที่จะช่วยให้การเขียนอีเมลของคุณดูน่าอ่านและมีความ Professional มากขึ้น ไม่ยากเลยใช่มั้ยล่ะ ยังไงก็ตามนอกเหนือจากการเขียนตามแพทเทิร์นนี้แล้ว สิ่งสำคัญอีกข้อก็คือก่อนส่งออก อย่าลืมตรวจทานความถูกต้องของภาษา คำศัพท์ และการใช้สำนวน ไวยากรณ์ต่าง ๆ และควรเลือกใช้ระดับภาษาให้เหมาะสมกับผู้รับด้วยนะคะ
และแน่นอนว่าหากเรามีพื้นฐานภาษาอังกฤษที่แข็งแรง มีคลังคำศัพท์เยอะ ๆ ใช้ภาษาอังกฤษได้ไหลลื่นในชีวิตประจำวัน ก็จะยิ่งช่วยให้การเขียนอีเมลเป็นภาอังกฤษของคุณง่ายยิ่งขึ้นค่ะ หากสนใจพัฒนาทักษะภาษาอังกฤษ กับ วอลล์สตรีท อิงลิช ให้คุณสื่อสารภาษาอังกฤษได้อย่างเป็นธรรมชาติ คลิกเลย!
